Как провести онлайн-мероприятие на карантине?

Индустрия мероприятий в новом формате. Тренды, площадки, трансляции, опросы и другие решения в условиях самоизоляции.
Главная > Блог > Как провести онлайн-мероприятие на карантине? Тренды 2020
Опубликовано: 01.05.2020 152

Онлайн-формат мероприятий

Из-за сложившейся ситуации в мире многие люди стали задумываться о том, как продвинуть и продать свой продукт без личного контакта с потребителем. В связи с этим мы подготовили для вас статью по общедоступным инструментам, чтобы вы могли не только разобраться в устройстве онлайн-мероприятий, но и вывели digital-ивенты своей компании на новый уровень.

Сейчас нас окружают сотни онлайн-трансляций в день, кто-то использует платформы для видеоконференций, кто-то просто ретранслирует вебинар на ютуб и все это выглядит ужасно плохо. Мы подобрали несколько примеров хороших и плохих кейсов и расскажем как все устроено и из чего состоит онлайн-мероприятие образца весны 2020 года.

Отметим, что представленная вашему вниманию статья не является универсальной формулой успеха, которая подходит под все виды событий. В первую очередь она рассказывает о том, как организовать онлайн-мероприятия и какие есть форматы, когда все участники (ведущий, модераторы, спикеры) подключаются удаленно из-за ситуации с короновирусом.

Содержание

 

  • С чего начать и как подобрать платформу

Необходимо понять, почему люди должны выбрать именно ваше мероприятие. Сконцентрируйтесь на контенте и определите цель. Подберите платформу с оптимальным набором инструментов.

  • Дизайн (брендинг) и настройка

Верстка и дизайн – одни из основных элементов, позволяющих удержать внимание пользователей на протяжении всего онлайн-ивента.

  • Взаимодействие с пользователями

При подборе материала для контента необходимо помнить, что он должен вовлекать пользователя, быть интерактивным. Простая трансляция видео или слайдов неспособна удержать внимание зрителя.

  • Ответы на самые популярные вопросы.
  • Стоимость проведения онлайн-мероприятия

С чего начать?

Первоначально требуется определиться с форматом предоставления информации и подобрать материал, который подойдет именно под ваш ивент. Он должен не только соответствовать теме, но и в полном объеме раскрывать основную идею, которую вы желаете донести до пользователей. В этой статье мы не рассматриваем проведение классических вебинаров, о которых и так все знают. У нас есть большой материал по выбору площадки и настройки оборудования под вебинары в домашних условиях. Это бесплатно и почти всегда будет работать.

Эта статья о крупных ивент-событиях. Или не очень крупных, но когда организаторы ценят свою аудиторию и не делают плохо. В качестве примера колхоза сразу покажем последнюю онлайн-конференцию Ted (простите) ИКС.

Это прям настолько плохо, что даже не хочется комментировать. Но организаторы Ted (извините) ИКС никогда не отличались вкусом, достаточно даже посмотреть выступление Алексея Пивоварова на классическом осеннем мероприятии, где даже не смогли нормально записать звук.

В общем – если вам нужно так, как делают Ted (извините) ИКС, то нашу статью можно дальше не читать. Ладно, что-то я отвлекся!

 

Варианты предоставления информации:

 

  • Онлайн трансляция

Выбираете место и запускаете трансляцию без возможности незаметного устранения неточностей в повествовании.

  • Ретрансляция или онлайн воспроизведение

Требуется заранее записать видео, немного отредактировать и запустить контролируемую вручную трансляцию. Такой шаг позволит создать впечатление реального времени, но придется забыть о интерактиве со зрителем или сделать его поддельным.)

  • Предварительно подготовленная запись

Снимаете видео заранее, монтируете и делитесь ссылкой. Предварительная подготовка требуется для того, чтобы у пользователей не сложилось впечатление о вашей некомпетентности, незнание темы. Такой формат можно преподнести так, как будто это снято в режиме реального времени, самое главное – правильно подобрать площадку. Но нужно понимать, что у таких мероприятий нет души и зритель поймет, что его обманывают 🙂

Длительность онлайн-ивента

В подготовке материала необходимо помнить, что краткость – сестра таланта. Поэтому на все смотрите глазами пользователей, думаю, вы понимаете, что просидеть два часа в полной концентрации перед компьютером невозможно, поэтому придерживайтесь следующих правил:

– Одна презентация должна длиться не более тридцати минут.

– Не старайтесь уместить огромное количество информации в одно событие, лучше разделите ивент на несколько логически завершенных частей.

– Уделите время ответам на вопросы пользователей, до 20 минут.

– Не пренебрегайте тематического обсуждения ивента, потратьте на это 10 минут.

Отметим, что требуется заранее подготовиться к возможным неполадкам или сбоям в работе выбранной площадки. Поэтому позаботьтесь заранее, чтобы пользователи, у которых не получилось по техническим причинам подключиться к онлайн трансляции, без особого труда смогли посмотреть трансляцию позже.

Как подобрать платформу?

После подготовки контента для трансляции, необходимо правильно подобрать платформу. Предпочтение будет зависеть от основной цели, которую вы желаете получить, например: единовременная презентация продукта/идеи, презентация не только продукта, но и компании.

Площадки для проведения онлайн-ивента:

 

Хорошая платформа для создания групповых видеоконференций или воркшопов, где требуется активное общение с аудиторией. Предусмотрено создание онлайн-трансляции на 250 участников, но возможности системы лучше протестировать до запуска трансляции, чтобы избежать возможных недовольств со стороны пользователей.

Расширенные функции, такие как возможность собрать до 250 человек в одной конференции и вести прямую трансляцию с возможностью непрерывной записи, будут доступны подписчикам G Suite до 30.09.2020 года.

Помните, что самое главное в виртуальном Google Meet пространстве – это упростить взаимодействие пользователей и следить за тем, чтобы зрители высказывали свое мнение по очереди.

  • Hangouts Meet Live Stream

Подходит для проведения односторонних трансляций в режиме реального времени. Пропускная способность позволяет единовременно подключить к трансляции до 100 000 пользователей из разных локаций (участники мероприятия должны использовать один корпоративный G Suite аккаунт).

Односторонняя трансляция подразумевает, что зрители не могут общаться внутри системы, для обсуждения увиденного требуется дополнительная платформа или мессенджер. Такой способ подачи информации идеально подходит для проведения внутренних мероприятий в крупных компаниях.

  • YouTube Live Stream

Подходит как для крупных компаний, так и одиночных пользователей, которые желают донести свою идею или продукт широкому числу зрителей. Базовые возможности платформы позволяют вести трансляции через подписку, чат и комментарии. Чаще всего используется для проведения видеотрансляций в режиме реального времени, которые можно записать и в последующем выложить в открытый доступ.

Перед запуском трансляции необходимо осуществить кастомизацию.

  • Boomstream, Evercast или Facecast

Платформы для закрытых онлайн-трансляций с доступом по электронным билетам. Конечный зритель оплачивает деньги и смотрит трансляцию прямо на платформе, либо организатор может встроить код плейера к себе на сайт. На всех платформах реализован вход с привязкой к ip адресу сети и mac адресу устройства. Эти же платформы можно использовать для конфиденциального контента.

  • Канал YouTube

Хорошая платформа для размещения «видео по запросу» (VOD). Позволяет публиковать ранее проведенные прямые эфиры из хранилища. Здесь самое главное – соблюдение авторского права. За нарушение авторских прав канал могут заблокировать или снизить приоритет в выдаче.

Основные примеры использования функций канала:

– Заранее записанные и опубликованные видео.

– Плейлисты.

– Каналы, ориентированные на публикацию информации о предстоящих мероприятиях.

  • VK LIVE, Facebook Live и Instagram

Трансляция на сайт Вконтакте подойдет тем, кто хочет расширить аудиторию мероприятия за счет органических просмотров и своей же аудитории в этой социальной сети. Прямые трансляции на Facebook Live делать не рекомендуем, во-первых – он не поддерживает Full HD, во вторых это максимально глючный сервис, который может в любой момент подвести. Просто поверьте и забудьте трансляции на фэйсбук.

Инстаграм можно использовать как дополнительную площадку.

Дизайн (брендинг) и настройка

Переход в онлайн-режим означает, что брендинг и дизайн компании переносится из офлайн в digital-пространство. Необходимо с особой педантичностью подойти к решению этого вопроса. Отсутствие информации о вашем бренде или неточность в описании продукта способно оттолкнуть пользователя на подсознательном уровне. Детали в оформлении концепции бренда – залог успеха.

Сразу для примера покажем хороший примеров онлайн-мероприятия, когда все спикеры подключаются удаленно:

 

Рассмотрим основные моменты настройки дизайна:

 

  • Отличительные черты

Дизайн-гайдлайн поможет настроить графику с учетом данных вашего бренда без привлечения третьих лиц. Если у вас его еще нет, рекомендуем создать или заказать у профессионалов.

Гайдлайн – особый документ, описывающий преимущества бренда и правила его использования. Это готовые дизайнерские решения с четким планом их применения.

  • Оформление графики

Тематический дизайн, единая цветовая схема, всплывающие заголовки и окна ненавязчивой рекламы – все это поможет получить от видеотрансляции максимум эффекта, не потеряв связанность повествования. Можно сделать стандартные картинки без анимации, будет аккуратно, симпатично и совсем недорого.

онлайн-конференция

Спикер и презентация в онлайн-инвенте консалтинговой компании

 

Даже статичная графика может сильно усилить материал, если она сделана стильно и со вкусом. Бывают случаи, когда на фоновую графику идет сильный акцент, плюс для подключения спикеров используют площадки вроде Zoom и из-за этого выглядит очень плохо. Вот хорошая иллюстрация – шикарная стартовая заставка и голубой фон с пачкой партнерских логотипов, на которые сложно смотреть без боли. Перемотайте на 6:45 – там вылезает шаблонный титр с именем и должностью спикера сделанный в программе для онлайн-трансляции, который ничего общего не имеет с общей стилистикой мероприятия.

Очень плохо, когда стартовую заставку делает хорошо один человек, фон делает другой, а подписи колхозит третий. Никогда не делайте так, заказывайте единую эфирную графику для своего онлайн-мероприятия у профессионалов. Артемий Лебедев вышел из окна, когда случайно наткнулся на трансляцию ТЕД (простите) ИКС образца весны 2020 года.

upd. Авторам стало стыдно и они удалили видео.

 

  • Моушн-дизайн в трансляции

Моушн-шаблоны – предоставляют возможность выделиться. Они способны не только сделать ваш бренд максимально запоминающимся, но и помогут настроить связь с аудиторией.

Начать можно с анимации на фоне, как в примере выше. Сделать разные варианты показов: ведущий на весь экран, ведущий и спикер, ведущий и несколько спикеров, все участники онлайн-конференции и так далее, в зависимости от сценария мероприятия.

Вот несколько элементов, которые можно подготовить. Название события и темы, которые будут раскрыты:

Представление участников онлайн-конференции:

Партнерские интеграции:

  • Простота в деталях

Проанализируйте бренд, продукт или основную идею, которую вы желаете донести до пользователей. В презентации не должно быть ничего лишнего, что могло бы отвлечь человека от вашего повествования.

  • Оптимизация под самые популярные средства просмотра видео

Смартфоны и планшеты являются самыми распространенными средствами для просмотра видео в интернете, поэтому при настройке графики ориентируйтесь на маленький экран.

  • Съемка видео или подготовка к онлайн-трансляции

Убедитесь, что освещение настроено под все виды оттенков кожи, а ведущие одеты (по возможности) в однотонную одежду. Это позволит избежать проблем при настройке эфирной графики.

  • Сдержанная фантазия

На заднем плане можно разместить несколько забавных предметов, цветов или растений. Самое главное – не перестараться. Подбирайте декор в зависимости от способа подачи информации.

  • Этап выступления

Постарайтесь создать непринуждённую атмосферу беседы, взаимодействуйте с оператором или человеком, который находится вне кадра. Такой шаг позволит привлечь внимание пользователей.

Взаимодействие с пользователями

После проведения подготовительных работ подумайте над тем, почему люди должны будут подключиться к вашей трансляции прямо сейчас, дайте им причину! Это один из основных моментов, которым нельзя пренебрегать.

Привлечь трафик на трансляцию помогут следующие факторы:

  • Ответы на вопросы в режиме реального времени.
  • Общение в чате, если у вас присутствует такая возможность.
  • Реклама в соцсетях.
  • Конкурсы с подарками.
  • Геймификация.

 

После запуска трансляции дайте людям возможность «живого» участия в происходящем событии, сделайте зрителей неотъемлемой частью мероприятия, это подогреет интерес и позволит сохранить большую часть пользователей до конца трансляции.

Пример реализации опроса во время трансляции на youtube, зрители пишут в чате !1, !2 или !3 и виджет автоматически считает результаты и выводит на экран.

 

Обратите внимание на следующие моменты:

  • Комбинируйте визуальный язык с живым диалогом, озвучивайте происходящее на экране. Не все люди обладают возможностью увидеть или услышать то, что происходит в эфире. Поэтому используйте бегущую строку или наймите профессионального сурдопереводчика.
  • Разбавьте выступление с помощью тематических слайдов, графики, видео или анимации.
  • Заранее установите правила участия в сессии вопросов и ответов, чтобы ваша аудитория знала, когда можно начинать действовать.
  • Если у вас спикеры или участники говорят на других языках, то в онлайн-мероприятие можно интегрировать синхронный перевод.

 

Важно установить правила комментирования и возможности задать вопрос лучше в начале выступления, иначе это будет грозить тем, что в комментариях начнется хаос из сотен быстро мелькающих сообщений.

Спонтанность действий – удивите своих зрителей!

 

Если вы чувствуете, что в процессе проведения онлайн-мероприятия интерес пользователей начинает утихать, можно прибегнуть к экстраординарному действию – ответить на пару вопросов зрителей в формате видеочата.

Чтобы подготовиться к такому повороту событий, рекомендуем научиться пользоваться различными инструментами, которые позволят в режиме реального времени накладывать на видео субтитры и названия, цветные GVC и всевозможную забавную графику.

Такой шаг позволит создать хорошее впечатление о вас и мотивирует пользователей для дальнейшего участия в событии, самое главное – подготовиться к этому заранее.

Ответы на самые популярные вопросы

 

  • Что делать, если ивент пошел не по плану?

В этом случае главное не паниковать, будьте открыты перед своими зрителями. Самое действенное средство в адаптации к изменениям – короткое и понятное сообщение. Прямой эфир он и в Африке прямой эфир!

  • Как продвинуть свое мероприятие?

В этом пункте можно выделить три основных момента: до начала события, во время мероприятия, после ивента. Рассмотрим каждый отдельно:

  • До начала события.

На этом этапе поэтапно публикуйте своеобразные напоминания, которые будут отсчитывать время до начала мероприятия. При этом стоит учитывать особенности платформы для публикаций:

– Социальные сети: требуется регулярная, но не слишком частая публикация напоминай, чтобы пользователи могли без особого труда найти ссылку-приглашение на мероприятие.

– Почта: если вы уже ранее отправили приглашение на почту заинтересованному лицу, отправьте дополнительно еще несколько писем-напоминаний, одно – за два дня до события, второе – в день проведения ивента.

Также можно создать короткий видеоролик с описанием и разместить на YouTube-канале, в социальных сетях.

  • Во время мероприятия.

На этом этапе требуется выделить основные моменты мероприятия. Заранее подготовить тематические картинки и разместить ссылки на отложенную по времени публикацию. Для этих целей подходят рекламные площадки в крупных социальных сетях или использование чат-бота в Telegram, Facebook или Вконтакте.

чат-бот для онлайн-мероприятия

Интерактив со зрителем онлайн-мероприятия с помощью чат-бота Telegram

 

  • После ивента

Отредактируйте запись и выложите ее в формате «по запросу», чтобы пользователи могли не только заново пересмотреть ролик, но и поделились им в социальных сетях или мессенджерах.

  • О каких юридических аспектах необходимо помнить, создавая материал?

Если вы планируете добавить в свой ролик или прямую трансляцию музыку, видео, логотип или клип, защищенные авторским правом, рекомендуем дополнительно проверить, какие именно ограничения правообладатель установил на выбранный вами контент.

У вас в обязательном порядке должно быть разрешение на использование авторского материала, иначе можно получить штраф за нарушение авторского права. В первую очередь это касается аудиозаписей, из-за которых трансляцию могут удалить прямо во время эфира, поэтому нужно ответственно к этому отнестись.

Сколько стоит провести онлайн-мероприятие?

Все зависит от большого количества деталей. Как и в классических онлайн-трансляциях есть ряд вопросов, которые нужно обсудить с клиентом перед тем, как перейти к подготовке коммерческого предложения. В первую очередь это количество спикеров, которые будут подключатся в качестве участников и оформление эфира.

В нашу работу входит не только техническая часть и проведение, но и большой подготовительный период. Нужно подготовить оформление, провести технический прогон с каждым спикером, настроить его веб-камеру и микрофон или при необходимости отправить курьерской доставкой наш комплект оборудования (эта услуга сейчас доступна в Москве и Санкт-Петербурге). Плюс общие рекомендации для спикера: нельзя сидеть против света, подбор одежды, выбор фона и так далее. Каждому клиенту мы отправляем чек-лист с детальным описанием подготовительного периода.

Если вы ищете подрядчиков, которые помогут с организацией онлайн-мероприятия – пишите на почту info@stream-park.ru или оставляйте заявку на странице про онлайн-мероприятия, у нас есть разные варианты от 10 000 рублей «под ключ» до 400 000 рублей, если нужен полный обвес и наше участие не только в технической, но и сценарной/подготовительной части.

Итоги

Еще хочется добавить, что хороших онлайн-платформ, где «все включено» пока просто не существует. Все они обладают огромным количеством минусов. К нам приходит много запросов от клиентов, которые хотят в рамках одной платформы не только трансляцию с интерактивным опросом или голосованием, но функции «все включено» с возможностью нетворкинга в отдельном чате, детальной аналитике по каждому зрителю и так далее. К сожалению, все площадки для онлайн-мероприятий пока глючные и недоделанные. Возможно в ближайшее время сделают что-то хорошее и мы обязательно об этом расскажем. Астрологи уже объявили год создания платформ для онлайн-мероприятий. Верим и ждем.

Надеюсь, что наша статья была полезной! А как это делать технически – мы вам расскажем в одной из следующих статей, самое главное держаться подальше от  vMixCall, если вы знаете что это :).

upd. На канале сообщества стримеров Avstream вышел выпуск с разбором онлайн-конференции от выставки NATEXPO. По-умолчанию это называется «Международная выставка профессионального оборудования и технологий
для теле-, радио-, интернет вещания и кинопроизводств», те звучит солидно и их онлайн-конференция должна выглядеть профессионально и круто, но что-то пошло не так.

Мы тут еще проехались по организаторам TEDx в начале , хотя люди с телевидения находятся на таком же дне, как и TEDx. Просто no comments…)

 

Опубликовано: 01.05.2020 152