Как организовать конференцию? Руководство по проведению мероприятия

Главная > Блог > Как организовать конференцию? Руководство по проведению мероприятия

Компании, которые организуют конференции, преследуют разные цели. Кто-то хочет привлечь внимание к новым продуктам, поделиться своим опытом. Кому-то важно проводить конференции, чтобы быть в курсе актуальных тенденций, давать возможность сотрудникам самореализоваться в процессе выступлений. Руководители многих компаний говорят о начале успешного сотрудничества после встреч на подобных мероприятиях. Участники конференций могут повысить свою квалификацию, обменяться опытом, завязать полезные знакомства.В этой статье мы расскажем о том, как организовать конференцию первый раз и избежать большого количества ошибок.

Как организовать конференцию

Конференция AmoConf 2019 в Санкт-Петербурге

 

В любом случае, конференция должна быть организована на должном уровне. Никому не хочется, чтобы мероприятие оказалось скучным, невостребованным у целевой аудитории. Предлагаем ознакомиться с нашими рекомендациями, благодаря которым ваша конференция станет по-настоящему интересным мероприятием, способным окупить себя.

С чего начать?

Для начала нужно ответить себе на вопросы: «А стоит ли вообще проводить конференцию? Будет ли востребована выбранная тема? Вызовет ли мероприятие интерес у клиентов?»  Если Вы все хорошо обдумали и ответ положительный, предлагаем начать подготовку, но для начала напомнить, что представляет собой конференция.

Мероприятие состоит из четырех составляющих:

  • Информация, которая касается состояния выбранной отрасли (данные аналитических отчетов, прогнозы на ближайшее и отдаленное будущее, внесение изменений на основе законопроектов);
  • Условия для общения с соратниками по цеху, признанными экспертами, представителями органов власти, потенциальными клиентами, партнерами и поставщиками;
  • Обмена практическим опытом специалистов компаний;
  • Подготовка и ознакомление с материалами конференции (включает сборник докладов, отчеты аналитики, тематические издания, список участников).

При организации делового мероприятия, важно иметь в наличии необходимую базу данных, выбрать актуальную проблему, способную заинтересовать представителей целевой аудитории.

Процесс подготовки конференции может занимать от четырех месяцев до года. Все зависит от ее масштабов. Специалисты отмечают следующие задачи, которые должен решить организатор:

  • Определить тему проекта, целевую аудиторию;
  • Разработать программу, выслать приглашения потенциальным спикерам;
  • Заняться продвижением конференции через разные каналы (продажи, СМИ);
  • Непосредственная организация (выбрать площадку, обеспечить все необходимое для кофе-брейка, подготовить оборудование)
  • По завершении мероприятия предусмотреть информационную поддержку делегатов, опубликовать данные о событии.

 

Основополагающая роль у определения темы будущего мероприятия. Ошибка на данном этапе приведет к отсутствию заинтересованных участников, потере репутации компании, ухудшению отношений со спикерами. Если не продумать актуальные вопросы, которые будут подняты на конференции, не спасут даже опытные менеджеры по продажам. Никто не захочет прийти на повторное мероприятие, учитывая негативные отзывы.

Как же выбрать подходящую тему? Она должна отвечать следующим критериям:

  • Наличие базы контактов целевой аудитории;
  • Успешное проведение мероприятия с подобной тематикой в других компаниях;
  • Одобрение темы от экспертов в отрасли;
  • Положительная оценка от будущих участников конференции;
  • Отсутствие существенной конкуренции среди мероприятий с данной темой;
  • Успешные переговоры с людьми, которые будут спикерами.

 

Чем большему количеству критериев отвечает мероприятие, тем выше шансов реализации проекта, способного окупить себя. Тема конференции обязана быть разносторонней, заинтересовать всех участников рынка. Следует проводить событие в подходящее время (изменения в  в законодательстве, мероприятия международного уровня с возможностью пригласить зарубежных специалистов).

Первоначальный этап должен стать самым продуктивным для организатора. Важно не упускать ни одной детали. Можно смело записывать все самые неожиданные, творческие идеи, способные удачно подчеркнуть центральную.

Успех в организации конференции напрямую зависит от целей и задач, которые поставили перед собой организаторы еще до начала подготовки.

Контент и спикеры – в зоне особого внимания

Приглашенные спикеры подчеркнут статус компании, выведут ее на новый уровень среди конкурентов. Важно заключать сотрудничество с экспертами, обладающими достаточной квалификацией и опытом. Они должны уметь выступать перед публикой, уметь эмоционально вовлекать аудиторию в поднятые темы. Идеальная структура доклада заключается в следующем: знакомство с общей ситуацией в отрасли – 25%, кейсы– 50%, обсуждение – 25%.

Елизавета Осетинская на конференции "Лучше здесь" 7 октября 2019г.

Елизавета Осетинская на конференции «Лучше здесь» 7 октября 2019г.

 

Многие конференции становятся провальными из-за неудачного выступления спикеров. Многие попросту не умеют доносить свои мысли до аудитории. Основная жалоба участников мероприятий – отсутствие практической ценности информации, которая подается во время конференции. Многие ораторы забывают поделиться кейсами. Все их выступление сводится к презентации продукции своей компании. Не стоит повторять данных ошибок. Интерес аудитории – вот чем нужно руководствоваться каждому спикеру.

Продвижение конференции 

Информирование целевой аудитории о мероприятии – задача специалиста отдела маркетинга. Идеальный вариант – реклама в средствах массовой информации федерального уровня, но придется понести существенные траты. Лучше всего воспользоваться рассылкой коммерческих предложений представителям целевой аудитории, дать информацию в профессиональные отраслевые издания.

 Важно грамотно комбинировать средства рекламы. Можно объявить о скидке за раннюю регистрацию или воспользоваться «холодными звонками». Большинство компании заинтересованы в обучении своих сотрудников, обмене опытом, заключении выгодных контрактов. Главное, составить правильный скрипт, чтобы потенциальные клиенты захотели посетить конференцию. Этот вопрос потребует тщательной проработки, так как неопытность кадров способна привести к отсутствию участников будущей конференции.

Стоимость билетов

 В чем заключается прогноз доходов мероприятия? Стоит просчитать следующие моменты: количество билетов, которые удастся реально продать, какая цена должна быть, чтобы покрыть все расходы, добиться отсутствия завышенной планки стоимости для гостей. Нужно учесть поставленный план по снижению своих расходов. Для достижения этой цели стоит пригласить партнеров и спонсоров будущей конференции.

Не нужно устанавливать минимальную цену на мероприятие, чтобы охватить больше участников. Важно ориентироваться на качество гостей, с которыми впоследствии удастся заключить выгодное сотрудничество. Нередко происходят ситуации, когда солидные конференции посещают студенты, любители праздно провести время. Не стоит организовывать розыгрыш билетов через социальные сети. Вы же не хотите отпугнуть солидных бизнесменов, которым придется сидеть рядом с халявщиками?

Места для билетов Первого класса на бизнес-форуме Атланты 2018

Места для билетов Первого класса на бизнес-форуме Атланты 2018

 

Скидка на билеты должна быть максимально персонализирована. Ее получатель может сделать что-то полезное для организатора. Это может анонс конференции, который размещен на сайте компании – участника мероприятия. Подобный подход может быть применен и к наглядным материалам (буклеты в офисе).

Важно активно стимулировать раннюю регистрацию. Это поможет получить финансы для оплаты подрядчикам в ходе организации мероприятия. Снижение продаж можно преодолеть с помощью промокодов в рекламе, викторин среди представителей целевой аудитории.

Расчет числа посадочных мест: план, связанный с продажей билетов, план по гостям от партнеров минус 30%. Многие участники не приходят на мероприятие, даже если приобрели билеты.

Сформировать смету расходов, чтобы создать на ее основе бюджет. Нужно прописать все пункты, учесть каждую мелочь. Смета представляет собой дорожную карту инвестора.

Оценка расходов поможет понять: что удастся оплатить своими силами, а что – за счет спонсоров и партнеров.

Дополнительным источником дохода можно сделать онлайн-трансляцию этого события. Мы уже писали раньше о возможности монетизации через прямые трансляции, по ссылке можно найти подробную статью на эту тему, а заказать такую услугу можно у нашей компании в разделе услуги по монетизации мероприятий.

Проверка технического оснащения 

Немаловажное значение имеет правильный выбор техники. Для проведения конференции потребуются: проектор, экран, микрофон –петличка, 1-3 радиомикрофона для зрителей, ноутбук, указка, оборудование для звука, видеокамера. Данная техника должна находиться в каждом зале для конференции.

Первое знакомство с площадкой предполагает проверку ноутбуков, микрофонов, колонок, проектора. Утром в день мероприятия стоит провести повторную проверку.

Нужно договориться со специалистом, ответственным за работу техники. Ему стоит протестировать оборудование, дать заключение.

Не забывайте про бесплатный Wi-Fi. Он должен выдержать нагрузку в день проведения конференции. Кому-то захочется поделиться свежими фотографиями с площадки. Гости оценят и установку зарядной станции для телефона.

Презентации спикеров должны храниться  на нескольких ресурсах, чтобы избежать их потери. За день до события о наличии изменений в презентации. За несколько часов до мероприятия нужно просмотреть вместе со спикером все слайды.

Техническая зона на Юбилейной конференции Эндоуроцентра

Техническая зона на Юбилейной конференции Эндоуроцентра

 

Стоит записать видео выступлений. Они будут полезными организаторам, участникам будущих мероприятий. На их основе удастся сделать беспроигрышную рекламу конференций, которые состоятся в ближайшем будущем. Можно организовать продажу видео.

Главное, позаботиться о хорошей звуковой и визуальной составляющей. Не стоит экономить на аппаратуре, особенно освещении. Видео – и фотоотчет получатся намного лучше.

Бренидрирование мероприятия

Для целостного восприятия конференции, стоит позаботиться о разработке фирменного стиля проекта. Он поможет грамотно организовать рекламные коммуникации в процессе продвижения и брендирования площадки. Это позволит создать узнаваемость мероприятия. Наглядный материал воспринимается людьми куда лучше, чем текстовый.

Брендированный флаг на входе в здание

Брендированный флаг на входе в здание

Примерный набор носителей фирменного стиля состоит в следующем: пакет или папка формата А4, блокнот, ручка, буклет А5, бейджик, пресс-волл, афиша, таблички с именами спикером.

Стоит соблюдать баланс, чтобы наглядный материал не был только в одном месте мероприятия. Важно тщательно обдумать решение, чтобы обеспечить брендирование площадки в рамках конференции.

Стоит подготовить раздаточный материал для всех участников мероприятия. В фирменный пакет вложить: карту с навигацией по площадке, блокнот, ручку, сувенирную и рекламную продукцию. Лучше всего заготовить с запасом раздаточные материалы.

Бейджики должно быть пустыми, чтобы каждый гость смог самостоятельно вписать имя. Брендирование в социальных сетях предполагает хештеги мероприятия, чтобы привлечь к нему больше внимания. Они должны быть короткими, легко восприниматься на слух. Лучше, если хештеги будут на русском языке.

Распределение персонала по зонам ответственности

Стоит закрепить кураторов, которые будут ответственны за каждую зону на мероприятии. Стоит позаботиться о наличии специалистов в случае форс-мажорных обстоятельств. Они смогут обеспечить порядок на площадке, дать консультацию посетителям, помочь пройти к месту мероприятия. Отсутствие кураторов приведет к хаосу.

Волонтер на раздаче бейджей

Волонтер на раздаче бейджей

 

Спикеры так же нуждаются в волонтерах. Их нужно встретить и провести в зону отдыха, оповестить о начале времени выступления, выдать листок с расписанием.

Кураторы должны быть одеты одинаково. Можно подготовить футболки с названием мероприятия или сделать бейдж с крупной надписью «Организатор». Ее должны видеть с другого конца зала на мероприятии.

Важно заранее провести инструктаж кураторов, чтобы они не растерялись в сложившейся ситуации. Стоит ознакомить их с работником, который поможет при возникновении трудностей. За пару дней до мероприятия стоит ознакомиться с кураторами, провести подготовку. За несколько часов до конференции стоит повторить инструктаж, рассказать о ключевых моментах.

Кураторы должны  свободно ориентироваться в расположении зон площадки, программе мероприятия. Им следует знать, где находятся все необходимые помещения, запасные выходы.

Самая ответственная зона на конференции – ресепшн. Доброжелательный настрой специалиста поможет задать настроение посетителей в начале мероприятия. Кроме того, именно данная зона считается справочным пунктом на протяжении всего времени события. Стоит обеспечить достаточное количество встречающих, чтобы не было очереди и дефицита внимания у участников мероприятия.

Начало конференции – важный момент, которым не стоит пренебрегать. Можно подготовить выступление профессионального ведущего деловых событий, организовать приветствие руководителя компании. Грамотный подход поможет удержать внимание и во время закрытия мероприятия.

При наличии на площадке нескольких залов важно обеспечить присутствие в каждом модератора. Он будет объявлять спикеров, стимулировать дискуссию при отсутствии вопросов. Модератор сможет отследить конструктивность обсуждений, проверить соответствие теме доклада. Стоит подбирать на данную должность человека, который свободно общается с большой аудиторией, умеет обращаться с микрофоном.

В каждом зале должен находиться администратор. Он сможет встретить гостя, обеспечить каждому место. Администратор является ассистентом модератора: будет отслеживать время, передавать микрофон гостям.

Каждый зал предполагает наличие технического специалиста. На него возлагается ответственность за качественную работу оборудования, трансляцию слайдов, работу колонок и микрофонов.

Пост-релизы о конференции нуждаются в хороших фотографиях. Для репортажной съемки следует нанять по одному фотографу на каждые два зала. Пара специалистов будет снимать репортаж, делать постановочные фотографии в фотозоне. Готовьтесь к тому, что в социальных сетях появятся отзывы о вашем мероприятии, снимки с утвержденным хештегом. 

Фотографам нужно провести инструктаж для понимания отснятых планов. Каждый спикер должен оказаться в кадре, как и открытие мероприятия, раздаточные материалы, встреча гостей, зоны, предназначенные для развлечения. Лучше всего выдать фотографам чек-лист. 

Важно уточнить у специалистов все моменты, связанные с освещением. Фотографы должны принести оборудование, которое подойдет для съемок в данных условиях. В ином случае фотографии окажутся слишком темными, размытыми, что испортит впечатление о мероприятии.

Записью видео должны заниматься профессионалы. Лучше всего обеспечить наличия одного оператора в каждом зале. Это позволит избежать плохой записи звука, перебоев в работе. Любой фото и видео контент очень поможет вам для организации конференции по этой тематике в будущем. 

Подготовка сценарного хода конференции

Следует прописать подробный план мероприятия. Нужно упомянуть все, что будет происходить на каждом участке площадки, использование оборудования, работу специалистов. Лучше всего заранее распечатать несколько экземпляров сценария. 

Данный план должен быть на руках у технических специалистов в зале. Им следует знать, когда включать презентации спикеров, а так же бодрую, но негромкую музыку перед началом мероприятия.

Ведущий должен произносить на открытие и закрытие конференции определенные слова. Нужно позаботиться о наличии подходящего текста. Импровизация не допускается. Все спонсоры и партнеры должны быть упомянуть в речи.

Хорошую рекламу мероприятию сделают отзывы и публикации в социальных сетях. Можно организовать розыгрыш полезных призов среди тех, кто оставит информацию на своей странице, добавит хештег при описании. В качестве презентов могут выступать товары от спонсоров, сертификаты на услуги компании, скидка на билет следующей конференции, полезная бизнес-литература.

Последние приготовления

В последние дни перед мероприятием следует просмотреть смету, составить чек-лист всего необходимого.

Нужно заранее собрать раздаточный материал, который подготовили спонсоры и партнеры. Не стоит ждать, что они сами напомнят о себе. Это мероприятие, нужно в первую очередь Вам.

За день до события подготовить площадку, разложить раздаточные материалы, украсить зону ресепшн. Нужно установить баннеры и пресс-волы.

Лучше всего запастись удлинителями, переходниками для розеток, батарейками, ноутбуками, обычным и двухсторонним скотчем, нитками, ножницами, иголками, шуруповертом, отверткой. Они могут пригодиться в самый неожиданный момент.

Следует отыграть с кураторами их действия во время мероприятия. Они должны показать, где находится гардероб, залы, запасные выходы, туалет, зона для курения.

Не забывайте про полную проверку всей техники и оборудования на исправность. Следует еще раз просмотреть все презентации, обдумать, что делать в случае возникновения непредвиденной ситуации. К примеру, спикер может заболеть. Придется менять расписание в день мероприятия.

Конференц-зал за несколько часов до начала

Конференц-зал за несколько часов до начала мероприятия

 

Важно организовать обратную связь через вопросы небольшой анкеты, можно анонимной. Сразу же после доклада люди более расположены оставлять отзывы. Сами спикеры так же могут делиться впечатлениями по окончании мероприятия. Важно понимать, какие ошибки были допущены, стоит ли в дальнейшем заключать сотрудничество с приглашенными экспертами.

Отслеживания мероприятия в день проведения

Непосредственно в день проведения конференции нужно приехать на площадку за несколько часов до открытия регистрации. Стоит еще раз пройтись по всем точкам, запустить технику, проследить за расстановкой кураторов по зонам ответственности.

Зона ресепшн должна быть готова, как минимум за час до официального начала регистрации. Многие участники приезжают заранее, особенно, из других городов.

Кураторы должны иметь списки гостей в алфавитном порядке, чтобы отмечать их присутствие. Если участников больше ста человек, лучше всего разделить потоки по порядковым номерам, алфавиту, названию организации.

Всегда могут возникнуть непредвиденные обстоятельства. Нужно быть к ним готовым.

После окончания мероприятия стоит написать отчет, подбить смету, опубликовать пост-релиз, фотоотчет. Важно ознакомиться с отзывами в социальных сетях, на сайте. Следует организовать рассылку благодарностей спонсорам, спикерам, партнерам. В фотоотчете отметить гостей, проставить геотеги на снимках. По ссылке можно найти фотоотчет о конференции AmoConf 2019, которая прошла весной в Санкт-Петербурге.

Заключение

Почему конференции пользуются популярностью? Они позволяют отвлечься от рутины, пообщаться с коллегами в неформальной обстановке, вырваться из привычного круга дел.

Каждый участник подобного мероприятия ощущает собственную значимость, сопричастность к спикерам, которые являются экспертами в своем деле. Можно узнать много нового, что касается профессии, понять, в каком направлении дальше развиваться.

Конференции – это интересное и полезное мероприятие. Можно завести новые знакомства, обменяться практическим опытом, получить сведения, которые пригодятся в работе. Каждый сможет получить ответы на вопросы, которые задаст опытному спикеру.

Самое главное – правильная организация конференции. Люди приходят на мероприятия не только за новыми знаниями, но и яркими эмоциями.

 

 

Опубликовано:05.12.2019
Теги:
89

Похожие новости